Naar inhoudsopgave
Jan-Willem Engelen
GGz Breburg: grip op de personele planning
“De grootste winst? Veel meer continuïteit in de zorg”
Praktijkcase
Jacco Kentie, AAG
Bij GGz Breburg kwam de personele planning de afgelopen jaren steeds verder onder druk te staan. Het verzuim was hoog, er was weinig onderlinge afstemming en gaten in de roosters werden vooral op teamniveau gedicht. De PNIL-kosten liepen daarbij alsmaar op. Voor de organisatie was dat een duidelijk signaal om in actie te komen; niet alleen om de knelpunten van dat moment aan te pakken, maar vooral om een bestendige nieuwe werkwijze te introduceren.
“
We móéten het nu samen doen, want de oplossing komt niet meer van buiten.”
Jan-Willem Engelen
Het belang van prioriteren
“Door de vele open plekken en de stijgende kosten zagen we dat de situatie op deze manier niet langer houdbaar was”, vertelt manager Bedrijfsvoering vanuit cluster continu Nienke van der Meer. “Tegelijkertijd wilden we geen pleisters plakken. We wilden het goed en stevig aanvliegen, zodat we een werkwijze zouden krijgen waar we jaren mee vooruit kunnen.” Uit een inventarisatie bleek al snel dat de oorzaak breder lag dan de roostering alleen.
Behalve dat de processen niet goed ingeregeld waren, bleken de onderliggende systemen niet de juiste ondersteuning te bieden en werd er te verkokerd gewerkt. “Iedereen heeft dat met beste bedoelingen aan elkaar geknoopt in het verleden”, legt manager HR-services, Flex en Planning Jan-Willem Engelen uit. “Maar dat betekende wel dat als je hier aan een knopje draaide, daar iets omviel.”
Marjoke Dijkema, Nienke van der Meer, Saskia Fasting, Linda Kuijpers, Jan-Willem Engelen, Jacco Kentie
Linda Kuijpers
Project Chronos: samenhangende aanpak
Samen met AAG en Linda Kuijpers van H2W Partners zette de organisatie daarom het project Chronos in, met drie samenhangende sporen: vermindering van PNIL inzet, herinrichting van het planningsproces en het verankeren daarvan in het beleid en de aanpak van ondersteunende systemen. Marjoke Dijkema van AAG was vanaf de start betrokken: “Wat je heel vaak ziet is dat we wel het proces mogen verbeteren rondom plannen en roosteren, maar dat het systeem niet echt meegenomen wordt. De kracht van Chronos is dat GGz Breburg alles in samenhang aanpakt. Die aanpak zorgt ervoor dat je problemen niet alleen nu oplost, maar ook op de lange termijn voorkomt.”
“
Capaciteitsplanning gaat voor ons niet alleen over bezetting, maar over het kunnen bieden van de zorg die we voor ogen hebben.”
Linda Kuijpers
Draagvlak voor de nieuwe beweging
Nieuwe procesafspraken gaven meer structuur en eenduidigheid, maar zorgden aanvankelijk ook voor weerstand. Teamleiders ervoeren meer werk; medewerkers voelden minder vrijheden. Linda Kuijpers: “Medewerkers kregen regels, bijvoorbeeld dat ze veel minder vrije dagen konden invullen. Dat voelt niet fijn als je hier al twintig jaar werkt. Het doet iets met je als persoon.” Daarom werd de werkvloer intensief betrokken bij de nieuwe processen en het aangescherpte beleid. Medewerkers dachten mee over zaken als vakantie, verlof, diensten en inzet en toetsten de voorstellen weer bij collega's. Tegelijkertijd bleef de organisatie helder over de ingezette beweging, vertelt Jan-Willem: “Uiteindelijk moet je heel duidelijk zijn, dus op basis van de opgehaalde input hebben we gezegd: zo gaan we het doen. Ook als dat voor sommigen pijnlijke keuzes opleverde. We zagen dat die lijn – heel duidelijk gekoppeld aan het grotere belang – de verandering de juiste vaart meegaf.”
Marjoke Dijkema, AAG
Van eilandjes naar gezamenlijke verantwoordelijkheid
Met de aanstelling van Saskia Fasting als teamleider Planning en Flex kreeg de nieuwe werkwijze ook op de werkvloer vorm. “Onze planners zaten eerst echt op een eilandje”, vertelt ze. “Ze voelden zich verantwoordelijk voor één locatie. Nu is het anders: we hebben een plannersteam en we hebben ieder één locatie als aandachtsveld. Maar je bent planner voor heel GGz Breburg.” AAG-er Marjoke Dijkema: “Ze werken veel meer samen. En ze hebben meer overzicht, dus ze kunnen ook de teamleider meer ondersteunen met inzicht, met schema's, met vooruitkijken. Ze proberen meer om náást de teamleider te gaan staan.” Jan-Willem vult aan: “We móéten het nu samen doen, want je weet dat de oplossing niet meer van buiten komt.”
“
Je bent niet meer planner voor één locatie, maar voor heel GGz Breburg.”
Saskia Fasting
Gerichter ondersteunen
Afgelopen zomer waren de eerste resultaten van de aanpak duidelijk zichtbaar. Saskia Fasting: “Waar een jaar eerder nog ruim duizend diensten openstonden, waren dat er nu ongeveer 140. Bovendien zijn de externe personeelskosten met bijna 60 procent gedaald.” Belangrijker nog is de opbrengst voor de zorg, vertelt Nienke Van der Meer: “Er is veel meer continuïteit, dus er zijn meer dezelfde gezichten op de afdeling. Waar bij we in het verleden echt wel periodes hebben gehad dat er iedere dag een aantal andere mensen stonden. Voor de cliënten is dat een zichtbare verbetering.”
Jacco Kentie, Saskia Fasting, Marjoke Dijkema, Linda Kuijpers en Jan-Willem Engelen
Op dit moment behoeft het derde spoor van de aanpak nog veel aandacht: de aanpassing van de ondersteunende systemen. AAG-er Jacco Kentie heeft daarover met GGz Breburg mee gedacht. Minstens zo belangrijk is het om de veranderde werkwijze vast te houden. Het beleid ligt er, planners worden verder getraind, het onderwerp komt terug in managementoverleggen en verantwoordelijkheden worden in de lijn gelegd.
Jan- Willem: “Maar als de externe mensen vertrekken, dan begint het natuurlijk pas echt. Inmiddels weten we zeker dat we de nieuwe werkwijze zonder hen kunnen vasthouden.”
‘Nu begint het pas echt’
Vorige artikel
Volgende artikel
Jacco Kentie
Naar inhoudsopgave
Jan-Willem Engelen
GGz Breburg: grip op de personele planning
Lees verder
“De grootste winst? Veel meer continuïteit in de zorg”
Praktijkcase
Jacco Kentie, Saskia Fasting, Marjoke Dijkema, Linda Kuijpers en Jan-Willem Engelen
Bij GGz Breburg kwam de personele planning de afgelopen jaren steeds verder onder druk te staan. Het verzuim was hoog, er was weinig onderlinge afstemming en gaten in de roosters werden vooral op teamniveau gedicht. De PNIL-kosten liepen daarbij alsmaar op. Voor de organisatie was dat een duidelijk signaal om in actie te komen; niet alleen om de knelpunten van dat moment aan te pakken, maar vooral om een bestendige nieuwe werkwijze te introduceren.
Jacco Kentie, AAG
“Door de vele open plekken en de stijgende kosten zagen we dat de situatie op deze manier niet langer houdbaar was”, vertelt manager Bedrijfsvoering vanuit cluster continu Nienke van der Meer. “Tegelijkertijd wilden we geen pleisters plakken. We wilden het goed en stevig aanvliegen, zodat we een werkwijze zouden krijgen waar we jaren mee vooruit kunnen.” Uit een inventarisatie bleek al snel dat de oorzaak breder lag dan de roostering alleen.
Behalve dat de processen niet goed ingeregeld waren, bleken de onderliggende systemen niet de juiste ondersteuning te bieden en werd er te verkokerd gewerkt. “Iedereen heeft dat met beste bedoelingen aan elkaar geknoopt in het verleden”, legt manager HR-services, Flex en Planning Jan-Willem Engelen uit. “Maar dat betekende wel dat als je hier aan een knopje draaide, daar iets omviel.”
“
We móéten het nu samen doen, want de oplossing komt niet meer van buiten.”
Jan-Willem Engelen
Linda Kuijpers
Project Chronos: samenhangende aanpak
Samen met AAG en Linda Kuijpers van H2W Partners zette de organisatie daarom het project Chronos in, met drie samenhangende sporen: vermindering van PNIL inzet, herinrichting van het planningsproces en het verankeren daarvan in het beleid en de aanpak van ondersteunende systemen. Marjoke Dijkema van AAG was vanaf de start betrokken: “Wat je heel vaak ziet is dat we wel het proces mogen verbeteren rondom plannen en roosteren, maar dat het systeem niet echt meegenomen wordt. De kracht van Chronos is dat GGz Breburg alles in samenhang aanpakt. Die aanpak zorgt ervoor dat je problemen niet alleen nu oplost, maar ook op de lange termijn voorkomt.”
“
Capaciteitsplanning gaat voor ons niet alleen over bezetting, maar over het kunnen bieden van de zorg die we voor ogen hebben.”
Linda Kuijpers
Draagvlak voor de nieuwe beweging
Nieuwe procesafspraken gaven meer structuur en eenduidigheid, maar zorgden aanvankelijk ook voor weerstand. Teamleiders ervoeren meer werk; medewerkers voelden minder vrijheden. Linda Kuijpers: “Medewerkers kregen regels, bijvoorbeeld dat ze veel minder vrije dagen konden invullen. Dat voelt niet fijn als je hier al twintig jaar werkt. Het doet iets met je als persoon.” Daarom werd de werkvloer intensief betrokken bij de nieuwe processen en het aangescherpte beleid. Medewerkers dachten mee over zaken als vakantie, verlof, diensten en inzet en toetsten de voorstellen weer bij collega's. Tegelijkertijd bleef de organisatie helder over de ingezette beweging, vertelt Jan-Willem: “Uiteindelijk moet je heel duidelijk zijn, dus op basis van de opgehaalde input hebben we gezegd: zo gaan we het doen. Ook als dat voor sommigen pijnlijke keuzes opleverde. We zagen dat die lijn – heel duidelijk gekoppeld aan het grotere belang – de verandering de juiste vaart meegaf.”
Marjoke Dijkema, AAG
Van eilandjes naar gezamenlijke verantwoordelijkheid
Met de aanstelling van Saskia Fasting als teamleider Planning en Flex kreeg de nieuwe werkwijze ook op de werkvloer vorm. “Onze planners zaten eerst echt op een eilandje”, vertelt ze. “Ze voelden zich verantwoordelijk voor één locatie. Nu is het anders: we hebben een plannersteam en we hebben ieder één locatie als aandachtsveld. Maar je bent planner voor heel GGz Breburg.” AAG-er Marjoke Dijkema: “Ze werken veel meer samen. En ze hebben meer overzicht, dus ze kunnen ook de teamleider meer ondersteunen met inzicht, met schema's, met vooruitkijken. Ze proberen meer om náást de teamleider te gaan staan.” Jan-Willem vult aan: “We móéten het nu samen doen, want je weet dat de oplossing niet meer van buiten komt.”
“
Je bent niet meer planner voor één locatie, maar voor heel GGz Breburg.”
Saskia Fasting
Gerichter ondersteunen
Afgelopen zomer waren de eerste resultaten van de aanpak duidelijk zichtbaar. Saskia Fasting: “Waar een jaar eerder nog ruim duizend diensten openstonden, waren dat er nu ongeveer 140. Bovendien zijn de externe personeelskosten met bijna 60 procent gedaald.” Belangrijker nog is de opbrengst voor de zorg, vertelt Nienke Van der Meer: “Er is veel meer continuïteit, dus er zijn meer dezelfde gezichten op de afdeling. Waar bij we in het verleden echt wel periodes hebben gehad dat er iedere dag een aantal andere mensen stonden. Voor de cliënten is dat een zichtbare verbetering.”
Vorige artikel
Volgende artikel
Jacco Kentie
Op dit moment behoeft het derde spoor van de aanpak nog veel aandacht: de aanpassing van de ondersteunende systemen. AAG-er Jacco Kentie heeft daarover met GGz Breburg mee gedacht. Minstens zo belangrijk is het om de veranderde werkwijze vast te houden. Het beleid ligt er, planners worden verder getraind, het onderwerp komt terug in managementoverleggen en verantwoordelijkheden worden in de lijn gelegd.
Jan- Willem: “Maar als de externe mensen vertrekken, dan begint het natuurlijk pas echt. Inmiddels weten we zeker dat we de nieuwe werkwijze zonder hen kunnen vasthouden.”
‘Nu begint het pas echt’