Maar juist in een markt waarin forecasting-oplossingen in overvloed beschikbaar lijken, is de vraag: wat voegt dit nu echt toe?

Bij AAG geloven we dat een forecast pas waardevol is als deze verder kijkt dan alleen financiële cijfers. Een realistische prognose ontstaat wanneer je inzicht hebt in zowel de daadwerkelijk geleverde zorg als de zorg die je verwacht te gaan leveren, én het personeel dat je daarvoor inzet. Juist die samenhang tussen zorg, capaciteit en financiën maakt het verschil tussen een theoretisch model en een stuurinstrument dat in de praktijk werkt.

Tegelijkertijd zien we dat organisaties die deze samenhang willen verwerken, vaak vastlopen in de uitvoering. Het verzamelen van de juiste data en het meerdere keren per jaar doorlopen van een forecastproces is in de praktijk intensief en tijdrovend.

Daarom zetten wij in op een andere benadering: door de koppeling met

AAG Analytics is de benodigde data al beschikbaar en actueel. Forecasting wordt zo geen extra belasting, maar een efficiënt en terugkerend onderdeel van de planning- en controlcyclus.

Waarom forecasting nu écht anders moet

De zorg in 2030 ziet er anders uit dan de zorg van nu. Cliënten stromen later in met zwaardere indicaties, de verblijfsduur neemt verder af en de cliëntenpopulatie verschuift sneller dan een jaarbegroting kan bijhouden. De vraag is niet of de sector beweegt, maar hoe je organisatie meebeweegt. Dat begint bij hoe je naar de toekomst kijkt.

Voor steeds meer zorgorganisaties is dat een aanleiding om de jaarbegroting tegen het licht te houden. Niet als verantwoordings-instrument – die functie blijft – maar als sturingsinstrument. Forecasting biedt daarin een aanvulling: meerdere keren per jaar opnieuw vooruitkijken, op basis van de actuele werkelijkheid.

Een jaarbegroting is een piekmoment in de planning- en controlcyclus. Het kost veel tijd om op te stellen, is vaak top-down ingericht en wordt vastgesteld voor een periode van twaalf maanden. In een sector waarin de opbrengstenkant continu verandert, levert dat een spanning op. Bij sommige zorgorganisaties is het verloop op cliëntniveau 70 procent per jaar. Een begroting die in het najaar wordt opgesteld, beschrijft daardoor halverwege het jaar al een andere werkelijkheid dan die op de werkvloer.

Forecasting werkt anders. In plaats van één keer per jaar gedetailleerd vooruitkijken, kijkt een organisatie meerdere keren per jaar opnieuw naar de verwachte uitkomsten. Dat vraagt minder werk per ronde, betrekt de managers die er verantwoordelijk voor zijn, en stuurt op de actuele situatie in plaats van op een plan dat is gemaakt voordat het jaar begon.

Van piekmoment naar doorlopend proces

Forecasting verandert ook de rol van de financial. Minder tijd kwijt aan het doorrekenen van begrotingen, meer ruimte voor het gesprek met de business. De ontwikkeling van financial control naar business control krijgt hierdoor concreet vorm: niet alleen rapporteren wat er is gebeurd, maar meedenken over wat er gaat gebeuren en welke keuzes daarbij passen. Dat is precies het type werk waar de zorg in 2030 om zal vragen.

Een andere rol voor de financial

Parallel aan deze ontwikkeling is ook een Excelmodel beschikbaar gesteld, bedoeld voor organisaties die laagdrempelig willen starten met forecasting of nog geen gebruikmaken van AAG Analytics. Een praktische eerste stap, met de mogelijkheid om later eenvoudig door te groeien binnen het platform, lees hier meer. 

• Een begroting kijkt één keer per jaar gedetailleerd vooruit. Forecasting kijkt meerdere keren per jaar op hoofdlijnen vooruit.

• Een begroting wordt top-down vastgesteld. Forecasting wordt opgebouwd vanuit de managers die er verantwoordelijk voor zijn.

• Een begroting stuurt op een plan. Forecasting stuurt op de actuele werkelijkheid.

Begroten en forecasting naast elkaar

AAG Analytics ontwikkelt een forecastmodule Analytics.FORECAST die deze beweging ondersteunt. De module is bewust eenvoudig opgezet en normgebaseerd, en maakt gebruik van zorg-, personeels- en financiële data die binnen het platform al beschikbaar is. Daarmee ontstaat een manier van forecasting die niet alleen beter aansluit op de dynamiek van de zorg, maar ook daadwerkelijk uitvoerbaar is in de praktijk. Analytics.FORECAST komt later dit jaar beschikbaar. Voor zorgorganisaties die de stap willen maken van begroten naar continu vooruitkijken, biedt dit een concreet aanknopingspunt om anders te gaan sturen – op basis van de werkelijkheid van vandaag, met het oog op morgen.

Wat eraan komt

Forecasting is geen technische exercitie. Het vraagt een verschuiving in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Managers worden betrokken bij het vooruitkijken op hun eigen onderdeel. De Raad van Toezicht beweegt van een gedetailleerde begroting naar een kaderbegroting. En de organisatie heeft data nodig die op orde is: zorg, personeel, financiën en planning, samengebracht tot één actueel beeld.

Wat het vraagt van de organisatie